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名刺は分身
仕事をしている場合、必ずといっていいほど、相手先との名刺交換があります。
社会人になって、まずはじめに研修で覚えさせられる会社もあるようですね。
名刺は自分の分身であると同時に、相手の分身でもあります。
名刺の渡し方はとても重要。
丁寧に扱わなければ失礼に当たります。
また、相手が礼儀に厳しい人でしたら、最悪の場合、取引が中止になることもあります。
それだけ名刺の交換は大事なのですね。
今回は名刺の交換で、同時に複数の人に渡す時のコツと、名刺の渡し方のビジネスマナーをお伝えします。
名刺を複数の人に渡す場合
相手が複数いる場合は、 1枚だけでなく、全員に手渡しましょう。
両手で渡すのがマナーです。
しかし名刺入れから出してすぐに渡す場合など、一方の手が塞がっている場合は片手でも構いません。
ただし、受け取るときは必ず両手です。
片手で受け取ると失礼にあたります。
名刺は胸の高さに持ち、はっきりと自分の会社名と部署や名前など、自分がどこの誰であるかを相手に伝えましょう。
そして、よろしくお願いしますなどと挨拶を添えると、なお良いです。
このときの挨拶も、元気な声の方が相手に好印象を与えることができます。
挨拶も含めて名刺、そのように覚えておいてください。
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名刺の管理は怠りなく
自分の名刺
自分の名刺を収納しておくときは、汚れやいたみ、古くなっていないか、折れ曲がっていないか等をチェックしましょう。
名刺が黄ばんでいたり汚れていたり、異動前の部署名になっているなど情報が古いものでしたら、それを相手に渡す事は出来ませんよね。
また、名刺の向きを揃えておくと、渡すときに慌てずに済みます。
名刺は突然渡すことがありますので、自分の名刺の管理は必ずしておいてください。
いただいた名刺
いただいた名刺は、名刺入れに入れっぱなしにせずに、管理をしましょう。
名刺には大事な情報がたくさん詰まっています。
また、その名刺一枚で、仕事がつながったり、発展することもあります。
だから、名刺の管理も大事な仕事なのです。
ポイントは、名刺の裏に、その人の印象や特徴、日付、どういう経緯で会ったかなどを書いておきましょう。
次にその人とアポを取って会うことがあれば、名刺を見ただけで一瞬でその人を思い出すことができるようにしてください。
顔を忘れてしまっているのは、ビジネスマンとして大きなマイナスになりますので。
逆に、最初に会った時、相手の好きな食べ物がわかっていたら、それを手土産として持っていくこともできます。
渡すときは、「以前、好きだとおっしゃてましたので・・・」と、さりげなくアピールしてもいいかもしれません。
その情報を相手がサラッと言っただけの他愛もないことであれば、「そんなことまで覚えておいてくれたのか！」と相手に感動を与えることができます。
ファイルにしまう時は、あいうえお順でもいいですし、会社ごとにまとめるのもいいです。
あなたが一番わかりやすいように並べましょう。
名前はその場で確認
相手からいただいた名刺は、その場で一通り目を通してください。
その時に相手の名前を確認しましょう。
田中や鈴木など、たとえわかりやすい名前であっても、「田中様ですね。よろしくお願いいたします」と必ず、名前の確認と、相手の名前を呼ぶことを実行してください。
人は名前を呼ばれるだけで、親近感が湧きます。
さらに、名刺交換という場で名前を覚えてようとする姿勢を見せることで、相手に好印象を与えることができます。
ちょっとしたことで相手に名前を覚えてもらうことができると、その後の展開が楽になります。
簡単なことなので、ぜひとも実行してください。
名刺を渡す順番
名刺を出すときは、訪問者から先にまたは、目下の人から先に出すのがルールです。
あなたが勤めている会社の得意先に行った時、必ずあなたが先に名刺を渡しましょう。
相手が社長であればなおさらです。
また上司と一緒に訪問した時は、先に上司の名刺交換を終わらせてください。
その後あなたが名刺交換を行います。
もしも先方あるいは目上の人が先に名刺を渡して来た場合は、「申し遅れました」この一言を必ず添えて自分の名刺を渡しましょう。
2人同時に名刺を交換する場合、右手で名刺を渡してから左手で先方の名刺を受け取ります。
受け取ったら右手を添えましょう。
いただいた名刺の取り扱い方
いただいた名刺は、相手の目の前でポケットやカバンにしまうのは失礼に当たります。
会議や商談の時、複数の名刺をいただいたら、テーブルの上に、座っている配置と合わせるように名刺を置きましょう。
これは失礼に当たりません。
このメリットは、座席位置と名刺を合わせることで、そこに座っている人の名前を正確に把握できることです。
名刺をもらった瞬間に、その人の顔と名前が一致できればいいのですが、複数人いるとそれも難しいです。
また、先ほど書いたとおり、相手の名前を呼ぶことで親近感を持ってもらえます。
もし、先方さん複数人のうち、誰かが発言したとき、
「今のご意見、とても参考になりました。」
というよりも、
「今の○○さんのご意見、とても参考になりました。」
と言った方が好印象です。
そのためにも、名刺は座席位置にあわせるように置いておきましょう。
なお、いただいた名刺は大事に扱うことがマナーです。
いただいた名刺を、何も確認もせずに名刺入れにしまったり、会議中に名刺で遊んだりするのはご法度。
名刺は相手の分身です。
名刺を大事に扱わない人は、その人を大事にしていない、そう思います。
名刺を切らしていたら・・・
予想以上に人と会うことになり、名刺のストックが切れてしまうこともあります。
その場合は、「申し訳ございません。名刺を切らしております。」
と一言お伝えしておきましょう。
そして、会社名、部署、名前をはっきりと告げます。
その時に、自然と相手にとって良い印象に残るようなことをすることができれば、なおgoodです。
そして、次回訪問時に、「先日は失礼しました」から切り出して、名刺をお渡ししましょう。
その時に、相手の印象に残っていたら、あなたが「失礼しました」と言ってることもわかります。
そこで、礼儀正しいことを印象付けることができるので、あなたの評価が上がるというわけです。
名刺一つで仕事は大きく変わる
名刺交換というのは、想像以上に大きなことです。
名刺を渡すということは、その人との人脈ができるということです。
東証一部上場企業の社長というあまりにも目上過ぎる人であっても、名刺さえあれば、取り次いでもらえるチャンスがあるのです。
たかが紙切れ一枚と思わずに、大事に取り扱いましょうね！
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